MANAJEMEN
PERBEKALAN
BAB – I
Pendahuluan
Pendahuluan
1. Pengertian
dan istilah manajemen
Manajemen perbekalan
adalah unik karena ia merupakan salah aktivitas perusahaan yang tertua tetapi
juga termuda. Aktivitas perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas
transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah
dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan
yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang
tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana
ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.
2.
Perbekalan
perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu
organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang
dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat
yang dibutuhkan
3.
Fungsi manajer perbekalan
fungsi manajer perbekalan dalam operasional yaitu :
1. Menyusun rencana
kebutuhan perbekalan
2. Mengadakan kebutuhan
perbekalan
3. Menyimpan perbekalan
4. Memelihara perbekalan
5. Menyalurkan
perbekalan
6. Menginventarisasikan
perbekalan
7. Menghapuskan
perbekalan
8. Mengendalikan
perbekalan
BAB II
Fungsi dan organisasi
perbekalan
1. Fungsi – fungsi
perbekalan
Dalam
suatu organisasi atau instansi, pada umumnya ada suatu unit perbekalan
didalam organisasi atau instansi yersangkutan. Untuk menyelenggarakan tugas
tersebut, unit perbekalan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. menganalisa dan
menyusun rencana kebutuhan perbekalan
b. melaksanakan
pengadaan perbekalan
c. melaksanakan
penyimpanan perbekalan
d. merumuskan
kebijaksanaan pemeliharaan perbekalan
e. melaksanakan
penyaluran perbekalan
f.
melaksanakan inventarisasi perbekalan
g. merumuskan
kebijaksanaan penghapusan perbekalan
h. melaksanakan
pengendalian perbekalan
2. Organisasi unit
perbekalan
Unit
perbekalan dapat terdiri dari satuan-satuan sebagai berikut :
1. Satuan analisa
kebutuhan perbekalan
2. Satuan
pengadaan perbekalan
3. Satuan
penyimpanan dan pemeliharaan
4. Satuan
penyaluran
5. Satuan
inventarisasi dan penghapusan
6. Satuan
pengendalian
BAB III
PERENCANAAN PENGADAAN PERBEKALAN
1. Pengertian dan peranan
perencanaan
Perencanaan merupakan suatu fungsi penganalisaan,
tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu menjadi urutan tindakan yang
sistematis
Perencanaan merupakan suatu organisasi adalah suatu
proses yang berkesinambungan, tidak akan pernah berhenti, karena organisasi
akan terus menghasilkan tujuan-tujuan yang perlu dicapai oleh unit-unit
pelaksananya
2. proses perencanaan pengadaan
perbekalan
yang dimaksud dengan perbekalan adalah semua
barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak.
a. barang bergerak dibagi menjadi
dua yaitu :
1. barang habis dipakai
2. barang tak habis dipakai
b. barang yang tak bergerak yaitu
perbekalan yang tidak berpindah pindah.
3. perencanaan
barang bergerak
a.
barang habis pakai
1.
menganalisa dan menyusun keperluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan
masing-masing satuan organisasi tiap bulan
2. menyusun
perkiraan biaya yang dipelukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan
3. menyusun
rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi
rencana tahunan
b. barang
yang tidak habis pakai
1. menganalisa dan
menyisin keparluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan masing –masing
satuan organisasi serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dapat
dipakai
- memperhatikan biaya perbekalan yang direncanakan dengan memperhatikan standard yang telah ditentukan.
- Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia :urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.
BAB IV
PENGADAAN
1.
Pendahuluan
Bila dilihat dari siklus fungsi-fungsi perbekalan maka
tahap pertama fungsi perbekalan adalah rencana kebutuhan perbekalan. Tahap
berikutnya yakni tahap kedua adalah semua kegiatan menyediakan barang-batang
perbekalan untuk menunjang pelaksanan tugas seluruh organisasi. Pengadaan
perbekalan meliputi semua barang-barang suatu organisasi dan itu mencakup
barang-0barang bergerak terdiri dari barang –barang habis pakai dan barang
–barang tidak habis pakai. Barang habis pakai misalnya kertas, tinta dan
lain-lain, sedankan barang tidak habis pakai bergerak meliputi tanah dan
gedung.
2. Pengadaan tanah
3. Pengadaan bangunan
4. Pengadaan Perabot
5. Pengadaan Kendaraan
6. Pengadaan Alat-alat
Kantor
7. Pengadaan buku
8. Pengadaan barang
melalui bantuan
BAB V
PENYIMPANAN
1. Pendahuluan
Tiga hal penting yang
pelru mendapat perhatian dalan rangka penyimpanan barang adalah : tempat keadaan,
keamanan dan pemeliharaan. Tempat penyimpanan atau gudang harus memenuhi
persyarataan-persyaratan tertentu, demikian pula keamanan barang, baik dari
pencurian maupun dari cuaca harus mendapat perhatian. Demikian pula
pemeliharaan yang memerlukan alat, biaya dan tenaga pelaksanaan tidak boleh
dilupakan. Sekarang yang dimaksud dengan penyimipanan ialah kegiatam yang
dilakukan untuk menapung hasil pengadaan barang –barang yang belum atau akan
didistribusikan dan disimpan didalan gudang
2. Gudang
Faktor –faktor yang
perlu diperhatikan dalam merancang atau menentukan gudang ialah :
a. lokasi Gudang
b. Jenis-jenis Gudang
c. Konstruksi Gudang
d. Bentuk Gudang
e. Keamanan Gudang
f.
3. Pelaksanaan
penyimpanan
4. Aliran di Gudang
5. Pengelola Gudang